Rientro al lavoro: un metodo per farsi largo tra urgenze e cose importanti da fare

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Come si canticchiava tanti tanti anni fa “L’estate sta finendo e un anno se ne va…”. Si torna  in studio e le caselle della posta, sia fisica sia elettronica, stanno esplodendo. La scrivania sembra una giungla. Come farsi largo tra urgenze e milioni di cose da fare per rimettersi in pari senza farsi prendere dal panico?

Bisogna darsi un metodo e la cosa fondamentale da fare è distinguere tra:

  1. Le cose urgenti e importanti
  2. Le cose importanti ma non urgenti
  3. Le cose urgenti ma non importanti

Qual è la differenza tra urgente e importante?

Bella domanda!

Importante è qualcosa che ha un peso ovvero comporta delle conseguenze di un certo tipo e quindi merita tutta la tua attenzione, perché desta il tuo interesse e per te ha valore.

Urgente è qualcosa che ha una scadenza prossima o immediata e richiede la tua attenzione, ma potrebbe essere anche una quisquilia. Semplicemente ti assilla.

La prima cosa da fare quindi appena arrivati in ufficio è… salutare tutti e bere un caffè in compagnia, perché se si rientra di malumore e lo si sparge tutt’attorno, si inizia proprio male!

La seconda cosa da fare è distinguere le cose da fare nell’ordine esposto sopra, dividendole proprio in 3 mucchi ben separati. Sii rapido o rapida nella decisione e, soprattutto, spietato o spietata.

La proporzione dovrà essere più o meno la seguente:

  • 10% di cose urgenti e importanti,
  • 20% di cose importanti ma non urgenti e
  • 70% di fuffa.

Se non è così hai 3 possibilità:

  • stai barando,
  • hai sbagliato qualcosa nella selezione,
  • sei in preda all’ansia.

In ogni caso: ricomincia daccapo, rivedendo la corrispondenza e gli appuntamenti e rifacendo la lista delle tue priorità.

Tieni conto che non devi recuperare in un giorno quello che non hai fatto in due settimane!

Incomincia sempre dalle cose più importanti. Se poi hanno anche carattere di urgenza, prediligile.

Le cose urgenti, ma che hanno un valore inferiore, posponile.

Lascia perdere tutti i messaggi di posta che già dall’oggetto o dalla busta non meritano di essere aperti o che non provengono da mittenti noti. Puoi eliminarli o aprirli anche la prossima settimana.

Filtra le telefonate, soprattutto quelle di amici o clienti simpatici ma logorroici. Potrai richiamarli alla sera o quando sarai più tranquillo.

Al limite, concediti mezza giornata di incognito, a segreteria e fax accesi, per poter smistare con tranquillità la corrispondenza e i documenti inevasi e prepararti il piano di battaglia con calma.

Non cominciare saltando i pasti e le pause o brucerai in fretta gli effetti benefici di questo troppo breve periodo di vacanza che ti sei goduto.

Ti lascio con una frase di un presbitero spagnolo (Josemaría Escrivá de Balaguer): “Serenità. Perché arrabbiarti, se arrabbiandoti offendi Dio, molesti il prossimo, passi tu stesso un brutto quarto d’ora… e alla fine non ti resta che calmarti?”.

Beh! Lui aveva intrapreso il cammino della santità, però ha detto una cosa molto vera, no?

Con un po’ di metodo e di sangue freddo, otterrai risultati per cui ti compiacerai di te stesso e, a sera, sarai fiero della tua giornata.

Buon rientro!

 

 

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