Re: Re: Re: Evita le brutte figure via email

professoressa
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Un recente sondaggio condotto negli Stati Uniti ha messo in luce come una percentuale superiore all’80% dei dirigenti delle aree Marketing e Comunicazione (che dovrebbero essere quelli bravi!), presi a campione tra le medie e grandi aziende, ha inviato almeno una mail con destinatario sbagliato, con conseguente momento di crisi post-invio.

Da noi si narra di un consulente del lavoro che ha girato a tutta l’azienda i dettagli dello stipendio di un dipendente.

Oppure di un dipendente che ha inviato il proprio curriculum al proprio responsabile, anziché all’agenzia di selezione del personale cui era destinato.

E ancora, c’è chi ha inviato a un proprio cliente un estratto delle regole aziendali sull’utilizzo del bagno o una commercialista lombarda che ha condiviso con tutti i clienti delle foto private delle vacanze destinate ad amici. Pensa se capitasse a te!

Per evitare di ripetere queste ed altre figuracce, magari anche peggiori, riporto di seguito alcune semplice regole che sarebbe utile seguire quando ci apprestiamo a scrivere ed inviare un’email.

Cose da fare

  1. Leggi il messaggio prima di inviarlo;
  2. Crea un “Oggetto” il più descrittivo possibile sull’argomento della e-mail. Ad esempio: “730: Scadenza invio telematico” oppure “Azione Richiesta: aggiornare piattaforma CGN”.
  3. I messaggi di posta devono essere quanto più precisi e concisi possibile.
  4. Organizza il contenuto e gli argomenti nelle tue email partendo dalle cose più importanti e poi scendendo in ordine di importanza.
  5. Ricordati di utilizzare il grassetto per le cose più importanti.
  6. Alla stessa stregua, utilizza il grassetto per evidenziare il nome delle persone quando più di un soggetto è coinvolto e vogliamo rivolgere una domanda diretta. Ad esempio:  “Salvatore: puoi chiamare l’assistenza CGN ?”.
  7. Limita allo stretto necessario il numero di persone destinatariedella email:
    1. Metti in “CC:” le persone che devono essere informate;
    2. Metti in “A:” le persone che dovranno eventualmente rispondere al messaggio o prendere della azioni.
    3. Utilizza la firma nei tuoi messaggi, come da indicazioni aziendali.
    4. Utilizza solo quando proprio necessario la posta prioritaria (!).
    5. Se scrivi un’email ponendo una domanda a tanti destinatari, scegli un singolo destinatario alla volta piuttosto che un gruppo.

Cose da NON fare

  1. Non utilizzare delle formattazioni di testo quali sfondi, font particolari poco leggibili o animazioni nel corpo delle email. Può sembrare poco professionale e creare problemi di ricezione/visione delle mail.
  2. Non includere in tutti i messaggi i responsabili se non strettamente necessario. Può essere molto antipatico.
  3. Non inviare messaggi quando sei arrabbiato! Piuttosto salvali nelle bozze e rivedili in un secondo momento.
  4. Non aspettarti una risposta immediata ad un lungo messaggio.
  5. Non utilizzare le ricevute di consegna e lettura per ogni messaggio inviato. Utilizza queste possibilità solo nel caso in cui non sei sicuro che il destinatario riceva o legga il tuo messaggio.
  6. Non contrassegnare ogni messaggio di posta come “Importante” (!).
  7. Non scrivere i messaggi con testo in maiuscolo: equivale a urlare.
  8. Quando possibile, non inviare allegati ma piuttosto dei link a siti o risorse.
  9. Non usare sarcasmo! Il tuo humor potrebbe essere frainteso.
  10. Non scrivere mai qualcosa che qualcuno non vorresti leggesse. Non si sa mai dove le tue email andranno a finire.