Impronta dell’archivio informatico: invio telematico

Entro la data del 31 gennaio prossimo scade il termine per la trasmissione all’Agenzia delle Entrate dell’impronta dell’archivio informatico avente ad oggetto i documenti fiscali conservati in forma sostitutiva.

Ma cos’è l’impronta dell’archivio informatico?
Si tratta di una sequenza di caratteri ottenuta applicando una funzione di calcolo al file dell’archivio informatico. Detta funzione di calcolo è detta in gergo tecnico funzione di hash.
L’impronta dell’archivio informatico contiene al suo interno le informazioni della firma digitale e della marca temporale.


Soggetti obbligati
Sono tenuti all’adempimento tutti i soggetti che hanno optato per la conservazione dei documenti fiscali in forma sostitutiva. Per coloro i quali hanno preferito continuare a conservare i propri documenti fiscali in formato cartaceo, l’obbligo di trasmissione dell’impronta dell’archivio informatico non sussiste.

Modalità operative
Il soggetto titolare dei documenti o il responsabile della conservazione (anche tramite gli intermediari abilitati) deve generare l’impronta dell’archivio informatico oggetto della conservazione e redigere una comunicazione in formato Xml da trasmettere telematicamente tramite l’apposito software di compilazione messo a disposizione nel sito dell’Agenzia delle Entrate oppure tramite il canale Entratel o Fisconline.

La comunicazione dell’impronta all’Agenzia delle Entrate riguarderà l’archivio informatico relativo al periodo d’imposta in corso e le impronte degli archivi relativi alle annualità precedenti, a partire dal periodo di imposta in cui per la prima volta si è fatto ricorso alla conservazione dei documenti fiscali in forma sostitutiva.

In particolare la comunicazione da inviare all’Agenzia delle Entrate deve contenere:

•    i dati identificativi del soggetto interessato, del responsabile della conservazione, del soggetto eventualmente delegato dal responsabile della conservazione
•    l’elenco dei documenti cui l’impronta si riferisce
•    l’indicazione del luogo in cui è conservata l’evidenza informatica da cui è stata generata l’impronta dell’archivio
•    la marca temporale apposta all’archivio.

Dopo aver trasmesso la comunicazione, si riceverà una conferma di avvenuta ricezione che al suo interno conterrà un messaggio che avvisa l’utente circa la correttezza o meno della comunicazione stessa.

Scadenza
L’impronta dell’archivio informatico, sul quale è apposta la firma digitale e la marca temporale,  va comunicata all’Agenzia delle Entrate entro il quarto mese successivo alla scadenza di presentazione della dichiarazione dei redditi.

Giova ricordare che prima del provvedimento del Direttore dell’Agenzia delle Entrate del 25 ottobre 2010 (attuativo delle disposizioni contenute nel D.M. 23 gennaio 2004) questo adempimento era solo un onere a vantaggio del contribuente anziché un vero e proprio obbligo di legge, che adesso grava sui contribuenti e suoi loro consulenti con un ulteriore adempimento burocratico non privo di costi e di ulteriore lavoro (spesso non adeguatamente retribuito) a carico degli studi professionali.

Si tratta infatti di un adempimento, definitivo da molte parti inutile, vessatorio e discriminante.
È auspicabile che, in futuro, questo ennesimo adempimento burocratico, che si sovrappone ad altre scadenze e ad altri adempimenti fiscali, sia reso non obbligatorio e non tassativo.

Autore: Antonino Salvaggio – Centro Studi CGN

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