Revisione legale: come tenere la documentazione

Nello svolgere il proprio incarico, il revisore legale deve attenersi alle regole operative fissate dai principi di revisione. In quest’articolo verranno analizzate le regole da rispettare per la tenuta della documentazione durante il procedimento di revisione legale dei conti, fissate dai principi di revisione e, in particolare, dal  principio di revisione nazionale identificato come Documento n. 230: La documentazione del lavoro di revisione e dal principio internazionale ISA 230: La documentazione della revisione contabile.

L’obiettivo del revisore è quello di fornire sufficiente ed appropriata evidenza documentale del lavoro svolto e delle modalità attraverso le quali viene svolto. Deve, inoltre, fornire evidenza documentale che la revisione pianificata sia stata svolta osservando i principi di revisione vigenti, i regolamenti e le norme di legge [230.2 e ISA230.5].


Il raggiungimento di questi obiettivi è possibile attraverso una buona tenuta della documentazione di revisione. Ma cosa si intende per documentazione?

La documentazione è semplicemente l’evidenza documentale delle procedure di revisione svolte, degli elementi probativi acquisiti nel corso della revisione nonché delle conclusioni raggiunte dal revisore al termine della procedura [ISA230.6.a].

Tutto il corredo documentale deve essere quindi raccolto ed organizzato per la formazione del c.d. file di revisione (o audit file). Questi può essere definito come uno o più raccoglitori, tenuto in formato cartaceo od elettronico, che contiene tutta la documentazione [ISA230.6.b].

Mantenere una documentazione organizzata è di fondamentale importanza dal punto di vista pratico in quanto [230.5 e ISA230.3] :


  • Assiste il team di revisione nella pianificazione e nello svolgimento del lavoro;
  • Fornisce evidenza documentale per dimostrare che le procedure pianificate siano state effettivamente svolte;
  • Facilita l’attività di riesame della revisione;
  • Serve per mantenere traccia degli aspetti significativi emersi che saranno rilevanti per i futuri incarichi di revisione.

Quindi una buona documentazione della revisione è organizzata e raccolta in modo appropriato, in formato cartaceo o elettronico, e fornisce un registro del lavoro svolto, degli elementi probativi acquisiti, dei giudizi professionali significativi e delle conclusioni cui si è giunti.

Viene raccolta ed organizzata anche perché spesso ci si trova di fronte ad una documentazione più o meno estesa, a seconda di diversi fattori [230.10 e ISA230.A2], ma soprattutto a seconda della dimensione e della complessità dell’impresa. Infatti, la documentazione sarà meno ampia per un’impresa di piccole dimensioni, poiché, se l’intera procedura è svolta da un solo revisore, non occorrerà documentare le discussioni del team e la ripartizione del lavoro tra i membri [ISA230.A16].

Un buon approccio di organizzazione della documentazione si basa sulla c.d. indicizzazione standard del file di revisione. Per indicizzazione si intende l’organizzazione in sezioni logiche, come ad esempio l’utilizzo di cartelle e sottocartelle che contengono al loro interno i singoli documenti ai quali vengono attribuiti dei codici univoci identificativi (numerici o alfanumerici) che permettono di risalire direttamente all’indice generale.

 

I vantaggi di un’indicizzazione standard possono essere:

  • i documenti sono facilmente individuabili, reperibili e condivisibili;
  • viene facilitato il riesame delle carte di lavoro da parte di soggetti diversi dal revisore o dal team.

Per quanto riguarda la scelta tra la tenuta della documentazione in formato cartaceo od elettronico, c’è da dire che nella pratica molti professionisti hanno sostituito la documentazione cartacea con quella elettronica. In molti casi vengono comunque tenuti degli archivi cartacei per mantenere traccia permanente del lavoro svolto, ma la stampa avviene solo al termine quando la documentazione è stata raccolta in via definitiva.

I vantaggi della tenuta in formato elettronico attraverso un software applicativo professionale possono essere:

  • indicizzazione automatica e documenti facilmente reperibili e condivisibili;
  • utilizzazione di moduli auto compilanti;
  • accesso alla documentazione in ogni luogo;
  • nominare, rinominare, cancellare le singole carte di lavoro o inserire delle note esplicative;
  • mantenere traccia di chi ha svolto un determinato compito di revisione.

Il paragrafo 10 del principio internazionale, o il paragrafo 16 di quello nazionale, ci indica di documentare le discussioni avvenute con la direzione o con gli altri organi di governance, ma anche con altri soggetti interni o esterni all’impresa, come ad esempio il personale dipendente o i consulenti o i clienti stessi. Queste discussioni possono essere documentate prendendo appunti e registrando le risposte o includendo le e-mail e i messaggi scambiati. Per far sì, insomma, che la documentazione contenga le motivazioni alla base di tutte le decisioni significative prese dal revisore.

Dopo aver raggiunto una conclusione, il revisore forma il suo giudizio esplicitandolo nella c.d. relazione di revisione. Dopodiché, dalla data di relazione, il revisore deve tempestivamente [230.25 e ISA230.14] raccogliere la documentazione nella versione definitiva. Quindi la data di relazione è un elemento molto importante in quanto sancisce la fine del lavoro di revisione nel senso che non c’è più la responsabilità del revisore di ricercare nuovi elementi probativi.

Un limite di tempo appropriato è quello non superiore a 60 giorni dalla data di relazione.

Quindi il revisore, entro 60 giorni, deve cancellare o eliminare documentazione superata, classificare le carte di lavoro, ordinarle ed evidenziare i rinvii tra le stesse, firmare e completare le checklists, ecc.

 

Quando la documentazione si può definire definitiva, questa deve essere archiviata [230.28 e ISA230.15] e il revisore non deve cancellare alcun documento prima della scadenza del termine previsto per la sua conservazione che, secondo il principio nazionale viene considerato alla stregua della tenuta delle scritture contabili, quindi per 10 anni; mentre secondo il principio internazionale non deve essere inferiore a 5 anni.

Giacinto Atene