Conservazione sostitutiva: in vigore le nuove regole

È entrato in vigore il 27 giugno il decreto (DM 17 giugno 2014) che specifica le modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici e alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto. Esaminiamo, una per una, le principali novità.

Le principali novità sono rappresentate dal superamento del vincolo temporale dei 15 giorni per la conservazione delle fatture elettroniche, dalle semplificazioni nell’assolvimento dell’imposta di bollo, dall’eliminazione dell’obbligo di comunicazione all’Agenzia delle Entrate dell’impronta dell’archivio digitale, nonché dall’estensione delle nuove regole anche ai documenti doganali, in precedenza esclusi dal perimetro di applicazione.


Conservazione dei documenti informatici. Il provvedimento in esame prevede, di fatto, il superamento del vincolo temporale dei 15 giorni per la conservazione delle fatture elettroniche. Rimane ferma la necessità di  assicurare a tutti i documenti informatici le caratteristiche di immodificabilità, integrità, autenticità e leggibilità anche utilizzando i formati scelti dal responsabile della conservazione che deve motivarne la scelta nel manuale di conservazione.

Nello specifico la conservazione dei documenti informatici è improntata al rispetto delle vigenti disposizioni civilistiche in materia di tenuta della contabilità e prevede altresì che siano consentite le funzioni di ricerca ed estrazione delle informazioni dagli archivi informatici. Il processo di conservazione dei documenti termina con l’apposizione di un riferimento temporale opponibile ai terzi sul pacchetto di archiviazione, il quale viene già firmato digitalmente secondo le regole tecniche attuative già in vigore. La conservazione di libri, registri e anche fatture elettroniche si effettua con cadenza annuale entro tre mesi dal termine di presentazione della dichiarazione dei redditi  (art. 7 comma 4-ter del DL 357/94).

Semplificazioni nell’assolvimento dell’imposta di bollo. Con l’art. 6 sono disciplinate le modalità di assolvimento dell’imposta di bollo sui documenti informatici fiscalmente rilevanti per i soggetti passivi IVA. Viene eliminato l’obbligo di versamento dell’imposta a preventivo e consuntivo, prevedendo il versamento mediante modello F24 online, in un’unica soluzione entro 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio.

Eliminazione dell’obbligo di comunicazione dell’impronta dell’archivio digitale. L’art. 5 del DM elimina l’onere di comunicare all’Agenzia delle Entrate l’impronta digitale prevedendo una comunicazione da parte del contribuente, da formulare in sede di dichiarazione dei redditi relativa al periodo di imposta di riferimento, con la quale si indica di aver optato per la conservazione dei documenti rilevanti ai fini tributari in modalità elettronica.


In caso di verifiche, controlli o ispezioni, il documento informatico deve essere reso leggibile e, a richiesta, disponibile su supporto cartaceo o informatico. Con provvedimenti dei direttori delle competenti Agenzie fiscali saranno altresì stabilite le modalità con le quali il documento conservato può essere esibito anche per via telematica.

Conservazione sostitutiva dei documenti doganali. Anche i documenti doganali entrano nel campo di applicazione del DM 17 giugno 2014. Sul punto si resta in attesa di un ulteriore provvedimento dell’Agenzia delle dogane sulle modalità di comunicazione di opzione per la conservazione sostitutiva e sulle regole da seguire in caso di ispezioni, verifiche e controlli.

È il caso di osservare come le regole per la conservazione dei documenti fiscali siano state allineate alle disposizioni già fornite dal CAD (codice dell’amministrazione digitale) e dai relativi decreti attuativi, dove viene definita quale documento informatico una categoria comprendente le copie informatiche di documenti analogici e le copie per immagine su supporto informatico di documenti analogici, oltre che i documenti informatici puri. Inoltre, il provvedimento si è reso necessario per ridefinire le modalità di attuazione degli obblighi fiscali inerenti ai documenti informatici anche per via del recente obbligo di fatturazione elettronica nei rapporti con la P.A.

Il nuovo decreto abroga il previgente del 23 gennaio 2004 le cui disposizioni (art. 7 del D.M.) continuano ad applicarsi ai documenti già conservati alla data di entrata in vigore del nuovo decreto. Viene, altresì, previsto che tali documenti possano essere riversati in un sistema elettronico di conservazione tenuto in conformità alle disposizioni del nuovo decreto.

Nicolò Cipriani – Centro Studi CGN