Fattura cartacea ed elettronica: quando si considera emessa

La principale funzione della fattura è quella di rappresentare un’operazione commerciale ed è il documento fondamentale ai fini del funzionamento pratico della disciplina IVA, fondata sul principio della rivalsa e della detrazione. Ma qual è esattamente il momento a partire dal quale si considera emessa?

Il nuovo art. 21, comma 1, D.P.R. 633/1972, come modificato dalla Legge n. 228/2012, individua il momento in cui la fattura si considera emessa, stabilendo che:


“La fattura, cartacea o elettronica, si ha per emessa all’atto della sua consegna, spedizione, trasmissione o messa a disposizione del cessionario o committente”.

Per poter correttamente individuare il momento a decorrere dal quale la fattura si considera emessa è necessario distinguere tra:

  • fattura cartacea;
  • fattura elettronica;
  • fattura elettronica verso la P.A.

La fattura cartacea:

  • va compilata in duplice esemplare
  • creata avvalendosi o meno dell’ausilio di mezzi informatici
  • consegnata o spedita all’altra parte.

In caso di creazione della fattura attraverso mezzi informatici, la Circolare n. 45/2005 precisa che, a differenza della fattura elettronica, le parti dell’operazione hanno l’obbligo di materializzare il documento informatico su un supporto cartaceo, che costituisce, in tal caso, l’originale della fattura.


La fattura cartacea si considera emessa:

  • all’atto della consegna, spedizione o trasmissione all’altra parte. La spedizione può avvenire con modalità tradizionali (per es. posta) oppure con strumenti informatici (per es. posta elettronica);
  • quando viene messa a disposizione dell’acquirente o committente. La disponibilità per il destinatario necessita del consenso di quest’ultimo e si realizza quando viene inviato un messaggio di posta elettronica contenente un link dal quale è possibile scaricare la fattura.

Per fattura elettronica si intende il documento informatico, predisposto in forma elettronica, secondo specifiche modalità che garantiscono l’integrità dei dati contenuti e l’attribuzione univoca del documento al soggetto emittente, senza necessità di provvedere alla stampa su supporto cartaceo (Circolare n. 45/2005). La “fattura elettronica”, creata, trasmessa e conservata in formato elettronico, deve presentare le seguenti caratteristiche:

  • leggibilità dei dati, il documento deve essere disponibile e visualizzabile, anche mediante un processo di conversione del formato, dalla sua emissione fino al termine del periodo di conservazione, in forma leggibile per l’uomo su uno schermo;
  • autenticità dell’origine, ovvero la garanzia della provenienza del documento. Il destinatario deve essere certo che la fattura proviene da chi l’ha emessa;
  • integrità del contenuto, il destinatario deve essere certo che il contenuto non è stato alterato nella fase di emissione e trasmissione.

Qualora manchi anche solo una delle condizioni sopra riportate, la fattura è considerata cartacea. Ad esempio, la fattura formata elettronicamente in un file PDF, senza il riferimento temporale e la firma digitale, fattori questi ultimi che garantiscono i requisiti di cui sopra, si deve considerare emessa in formato cartaceo. Ciò comporta la necessità per l’emittente e il destinatario di stampare su carta la fattura e conservarla materialmente.

La fattura elettronica, con garanzia dell’origine e dell’integrità del contenuto, si considera emessa all’atto:

  • della trasmissione elettronica al destinatario del documento informatico che rappresenta la fattura;
  • della disponibilità per il destinatario. Pertanto, in tal caso, la fattura è messa a disposizione del destinatario su un server, con possibilità di accedervi tramite un link inviato via posta elettronica. In tal modo il destinatario, collegandosi al sito, può effettuare in qualsiasi momento il download della fattura. Il ricevente deve essere posto nelle condizioni di leggere il documento così come messo a disposizione nel server.

Il D.M. 3 aprile 2013, n. 55, in combinazione con l’art. 21, comma 1, D.P.R. 633/1972, delinea la disciplina applicabile all’emissione, trasmissione e ricevimento della fattura elettronica verso le Amministrazioni Pubbliche.

La fattura elettronica avente ad oggetto cessioni di beni/prestazioni di servizi per le Pubbliche Amministrazioni si considera emessa elettronicamente solo nel momento in cui viene rilasciata la ricevuta di consegna dal Sistema di Interscambio (SDI). Sul punto la Circolare 31 marzo 2014, n. 1/DF chiarisce come “…il rilascio, da parte del Sistema di Interscambio, della ricevuta di consegna di cui al paragrafo 4 dell’allegato B al DM 55/2013, è certamente sufficiente a provare sia l’emissione della fattura elettronica, sia la sua ricezione da parte della pubblica amministrazione committente”.

Al momento dell’invio della fattura elettronica al Sistema di Interscambio, l’operatore economico riceverà:

  • una ricevuta di consegna, nel caso in cui l’inoltro abbia avuto esito positivo, ovvero
  • una notifica di mancata consegna, nel caso in cui l’inoltro abbia avuto esito negativo (ad esempio per problemi tecnici nel canale trasmissivo). La notifica di mancata consegna è recapitata entro 48 ore se il canale di comunicazione tra SDI e PA è costituito dalla posta elettronica certificata (PEC), entro le 24 ore in tutti gli altri casi.

È importante evidenziare quanto previsto nella Circolare n. 1/2014, nella quale il Ministero delle Finanze ha specificato che la prova della ricezione della fattura da parte del SdI, e conseguentemente l’avvenuta trasmissione della fattura da parte del soggetto emittente verso il SdI, è provata:

  • non solo con la ricevuta di consegna (inoltro fattura con esito positivo);
  • bensì anche con la notifica di mancata consegna (inoltro fattura con esito negativo).

In entrambe le ipotesi quindi, la fattura si considera a tutti gli effetti emessa.

Diversamente, nel caso in cui la fattura sia stata scartata dal SDI ancor prima dell’inoltro alla PA (es. errore nella nomenclatura del file oppure mancanza del codice IPA) la stessa non si considera emessa.

Nicolò Cipriani – Centro Studi CGN