Registrazione delle fatture elettroniche

Dallo scorso 6 giugno è diventato obbligatorio l’utilizzo della fatturazione elettronica nei confronti della Pubblica Amministrazione, cioè Ministeri, Agenzie fiscali ed Enti nazionali di previdenza. I rimanenti enti della Pubblica Amministrazione saranno interessati dalla fatturazione elettronica entro il prossimo 31 marzo 2015. Ecco, in sintesi, alcune regole per la registrazione delle fatture.

Ricordiamo che la fattura va emessa tramite il Sistema di Intescambio Sogei e che le fatture emesse in modalità diversa da quella prevista dalla normativa non potranno essere pagate.


La conservazione delle fatture cartacee è regolamentata dall’art.22 del DPR 600/73, mentre quelle relativa alle fatture elettroniche dall’art.39 del DPR 633/72. In ogni caso, per entrambe deve essere rispettato quanto stabilito dal Codice civile.

Poiché le fatture devono essere conservate in modo ordinato e comprensibile, è ovvio che l’opzione sulla modalità di conservazione scelta deve essere rispettata per l’intero periodo d’imposta.

La regola generale dispone che i documenti debbano essere conservati o tutti in formato cartaceo o tutti in formato digitale; non sarebbe ammessa una conservazione “mista”.

Ne consegue che le imprese e i professionisti che effettuano prestazioni di servizi e le imprese che forniscono beni si trovano a dover conservare fatture elettroniche  emesse nei confronti della P.A. e fatture cartacee emesse nei confronti della P.A. e di altri clienti.


E qui si pone il problema del come conservare la documentazione.

Poiché la conservazione delle fatture deve avvenire secondo il principio di ordinata contabilità e di omogeneità, è ritenuto necessario dover predisporre due distinti registri sezionali:

  • uno per le fatture cartacee;
  • uno per le fatture elettroniche.

Quindi, il soggetto che emette in corso d’anno fatture elettroniche verso la Pubblica Amministrazione e fatture cartacee verso altri soggetti,  predisporrà diversi registri sezionali assegnando, ad esempio, il registro sezionale “alfa” alle fatture elettroniche e il registro sezionale “beta” a quelle cartacee.

Ai fini Iva, i registri possono essere organizzati in sezionali distinti che comportano una distinta numerazione delle fatture  e la compilazione di un registro riepilogativo per la determinazione delle liquidazioni periodiche.

Le scritture che devono essere registrate a libro giornale possono essere trascritte in libri giornali sezionali. In tal caso, i sezionali devono seguire le regole applicate al libro giornale, in merito a modalità di registrazione e vidimazione/bollatura. I sezionali poi devono essere riepilogati nel libro giornale generale.

Rita Martin – Centro Studi CGN