Il ruolo fondamentale del Pubblico Ufficiale nel processo di conservazione a norma

La fatturazione elettronica obbligatoria verso la Pubblica Amministrazione Italiana (FePA) sta entrando nel vivo e con il 31 marzo 2015 il percorso sarà completato, vediamo nel presente articolo come si inquadra il ruolo del Pubblico Ufficiale nell’ambito di tale adempimento e in generale nell’ambito della conservazione a norma.

Mi preme qui fare alcune riflessioni di breve/medio periodo, con riferimento in particolare all’attività di esibizione verso terzi nel tempo di tali fatture e, ove necessario, di “estratti” dagli stessi supporti di conservazione a norma che le racchiuderanno.


Partiamo dalla consapevolezza che le FePA saranno obbligatoriamente conservate nel solo formato elettronico, all’interno dei supporti a norma. Nel caso del ciclo attivo si potranno presentare almeno due macro-casi alternativi:

  1. supporti di conservazione che racchiudono sia FePA XmlPA sia fatture attive pdf (caso A: azienda che non ha attivato il sezionale IVA dedicato per le FePA);
  2. supporti di conservazione a norma contenenti le sole FePA, mentre le altre fatture attive sono mantenute su supporti cartacei (caso B: azienda che ha attivato un sezionale IVA dedicato per le FePA, prima di emetterle).

Qualunque sia il caso che si presenterà, il Responsabile della Conservazione dovrà preoccuparsi di garantire l’intervento del Pubblico Ufficiale quando la legge lo impone; mettendo da parte lo scenario del c.d. “riversamento sostitutivo”, di cui si potrà trattare in altra sede, è qui utile soffermarci sull’operatività e sul ruolo del Pubblico Ufficiale in tutti i casi in cui non sia sufficiente “esibire” il contenuto dei supporti di conservazione a  norma, ma si renda necessaria una valida “estrazione” di parte del contenuto per riprodurlo su altro supporto elettronico (ES. DVD o supporto USB), piuttosto che analogico (cartaceo).

Infatti si deve pensare a tutti casi in cui, a supporto di attività di recupero dei crediti, si deve preparare la documentazione attestante le posizioni creditorie e si deve produrre specifici “estratti” non solo di libri e registri contabili/fiscali, ma anche copia delle stesse fatture presupposto dei crediti stessi. Ad esempio, per la Fattura Elettronica verso la Pubblica Amministrazione (formato xml) è chiaro che solo con il ruolo attivo e responsabile di un Pubblico Ufficiale è percorribile la suddetta fase di “estrazione”; operativamente si tratta di garantire l’affidabilità dell’intero processo di conservazione a norma contestualmente all’attività di “estrazione” e nel mentre che si “ri-memorizza” il contenuto estratto, si attesta la validità dello stesso “cristallizzando” il nuovo “contenuto estratto” o con Firma digitale del Pubblico Ufficiale e marcatura temporale per darvi data certa se il supporto è elettronico, oppure con timbro di “copia/contenuto conforme all’originale informatico estratto dal supporto XXX” e firma autografa del Pubblico Ufficiale se trattasi di supporto analogico/cartaceo.

In dettaglio la suddetta garanzia dell’affidabilità dell’intero processo di conservazione a norma prevede che il Pubblico ufficiale debba quindi, in un colpo solo, verificare l’affidabilità dell’intero processo in cui si è inserita la conservazione della FePA, dalla nomina iniziale del Responsabile della Conservazione a norma, fino all’ultima attività operativa necessaria al processo stesso. Difficilmente un Pubblico Ufficiale non coinvolto nativamente nello stesso processo di conservazione potrà svolgere tempestivamente ed in modo affidabile il ruolo richiesto dalla normativa di riferimento.


Il tema sommariamente illustrato è l’occasione quindi per sottolineare un aspetto rilevante: l’intero processo di conservazione a norma è interessato dalla possibilità di dover ricorrere al ruolo del Pubblico Ufficiale e pertanto al momento dell’emissione della prima FePA, alla luce dell’obbligatorietà della sola conservazione a norma, è indispensabile che il legale rappresentante dell’azienda e/o il Responsabile della Conservazione abbia individuato un provider di servizi esterni o una soluzione interna di conservazione a norma, che garantiscano la presenza del Pubblico Ufficiale con piena ed efficace operatività nel processo.

Andrea Cortellazzo, Dottore Commercialista in Padova e promotore della Rete d’Impresa Menocarta.net