Comunicazione del luogo di conservazione delle fatture elettroniche: sì o no?

La fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione è obbligatoria dal 31 marzo 2015. Ma il tema della comunicazione del luogo in cui queste fatture vengono conservate ha creato diversi dubbi e perplessità, tanto che l’Agenzia delle Entrate ha dovuto affrontare la questione con più risoluzioni e pareri. Ora, pare, siamo giunti ad una soluzione.

La circolare 18/E del 24 giugno 2014 dell’Agenzia delle Entrate, recante “IVA. Ulteriori istruzioni in tema di fatturazione”, infatti, afferma al paragrafo 1.5 (Conservazione della fattura elettronica), che: “…qualora il soggetto passivo scelga di conservare la propria documentazione presso altro Stato, dovrà, in ogni caso: applicare le regole di tenuta e conservazione previste dalle disposizioni italiane; consentire alle autorità competenti (Amministrazione finanziaria italiana) di accedere ai documenti e acquisirli anche per via elettronica. A tal fine, il soggetto passivo, residente o domiciliato nel territorio nazionale:


a)    Ai fini della comunicazione del luogo di conservazione elettronica dei documenti fiscalmente rilevanti, deve riportare nei modelli di comunicazione AA7 e AA9, nel rispetto dei termini previsti dall’articolo 35 del D.P.R. n.633 del 1972, gli estremi identificativi dei luoghi di giacenza fisica dei server dove sono conservati i documenti, anche se essi risiedono all’estero; …”

Si può quindi pensare che si debba inviare all’Agenzia delle Entrate una pratica telematica attraverso Comunicazione Unica ai soli fini IVA per comunicare il luogo di conservazione delle scritture contabili, ovvero l’indirizzo in cui è situato il server per la conservazione elettronica.

Il 25 settembre 2015, però, l’Agenzia delle Entrate si è nuovamente espressa, a seguito di numerosi interpelli sull’argomento, pubblicando il suo parere e chiarendo alcuni punti importanti:

  • Il contribuente comunica che effettua la conservazione in modalità elettronica dei documenti rilevanti ai fini tributari nella dichiarazione dei redditi relativa al periodo di imposta di riferimento (rigo RS140 del Modello Unico PF).
  • In caso di controlli e verifiche, l’obbligo di rendere leggibili ed accessibili i documenti (fatture in primis) tanto dalla sede presso cui il contribuente svolge la propria attività, quanto dal diverso luogo in cui gli stessi sono fisicamente collocati, previa apposita dichiarazione da effettuare ai sensi del citato articolo 35, comma 2, lettera d), del D.P.R. n. 633 del 1972 (comunicazione di inizio attività).
  • I modelli AA7 e AA9, al quadro F, sezione 1, relativa a “soggetti depositari e luoghi di conservazione delle scritture contabili” vanno compilati quando i depositari stessi sono “diversi dal soggetto indicato nel quadro C (titolare)”, tanto “nel caso in cui debba essere comunicata la sostituzione di un depositario, quanto “nel caso in cui debba essere comunicata esclusivamente la variazione di uno o più luoghi di conservazione delle scritture contabili già comunicati, dando poi eventuale e separata indicazione nella Sezione 2 dei “luoghi di conservazione delle fatture all’estero”.

Viene poi chiarito anche il concetto di “conservazione elettronica”; esso infatti non deve essere confuso con la tenuta delle scritture contabili che, invece, rileva ai fini fiscali. La conservazione elettronica prevede un processo di dematerializzazione dei documenti fiscalmente rilevanti e il soggetto che gestisce solo tale processo non deve essere comunicato mediante modello AA9.


Si delineano quindi, a parere di chi scrive, due ipotesi plausibili:

A. Il soggetto che invia le fatture elettroniche coincide con il soggetto che conserva le scritture contabili (es. commercialista): nessuna ulteriore comunicazione oltre a quella già fatta nel mod.AA9-AA7; sarà però utile riportare nella dichiarazione ex art. 52 co. 10 D.P.R. 633/72 che, oltre ai documenti già indicati, vengono conservate anche le fatture elettroniche.

B. Il soggetto che invia le fatture elettroniche non coincide con il soggetto che conserva le scritture contabili: comunicazione del luogo di conservazione delle fatture elettroniche (e quindi del commercialista quale depositario delle scritture contabili limitatamente a tali fatture), attraverso un pratica di Comunicazione Unica (mod. AA9- AA7) rivolta solo all’Agenzia delle Entrate.

Giorgia Martin – Centro Studi CGN