Il rispetto della normativa privacy è un obbligo anche per lo studio professionale. In caso di ispezione del Garante, non basta la buona fede: serve essere preparati, con documenti aggiornati e procedure ben definite. In questo articolo analizziamo in breve cosa viene controllato, quali sono i rischi reali e come mettersi al riparo da sanzioni.
Nel corso degli ultimi anni, il tema della privacy è diventato sempre più centrale anche per i professionisti, in particolare per i commercialisti. La gestione quotidiana di dati personali, patrimoniali, fiscali e in alcuni casi anche sensibili (si pensi, ad esempio, alla consulenza su contributi previdenziali o agevolazioni legate allo stato di salute) impone allo studio professionale di assumere pienamente il ruolo di titolare del trattamento ai sensi del Regolamento UE 2016/679 (GDPR). Questo significa dover rispettare una serie di obblighi precisi, documentabili e, soprattutto, soggetti a potenziali controlli da parte del Garante per la protezione dei dati personali.
Ma quando e perché può arrivare un controllo? Le ispezioni non sono frequenti, ma possono scattare in presenza di segnalazioni da parte di clienti o ex collaboratori, in caso di data breach (violazioni dei dati) oppure nell’ambito di campagne ispettive settoriali. In alcuni casi, l’attività del Garante si incrocia con quella dell’Agenzia delle Entrate, soprattutto quando emergono anomalie nei flussi di fatturazione elettronica o nella conservazione digitale dei documenti.
Durante un controllo, gli ispettori del Garante (spesso in collaborazione con il Nucleo Privacy della Guardia di Finanza) richiedono una serie di documenti e verificano l’effettiva adozione delle misure previste dal GDPR. Tra gli aspetti più frequentemente analizzati ci sono l’esistenza e l’aggiornamento del Registro dei trattamenti, la correttezza e la trasparenza delle informative privacy fornite a clienti e dipendenti, la presenza di nomine a responsabili esterni (come fornitori di software, servizi cloud o gestionali), e l’adozione di misure di sicurezza informatiche e organizzative. Viene spesso richiesto di esibire anche la documentazione relativa alla formazione del personale sulla protezione dei dati e le procedure previste in caso di violazioni.
Un errore comune nei piccoli studi è quello di considerare la privacy una mera formalità, spesso ridotta alla firma di qualche modulo generico. Ma la realtà è diversa: la documentazione concreta degli adempimenti è fondamentale. Senza un registro dei trattamenti aggiornato o senza una corretta designazione dei responsabili esterni, anche uno studio individuale rischia sanzioni amministrative che, seppur modulabili in base alla dimensione dello studio, possono essere tutt’altro che trascurabili.
Tra i casi reali affrontati dal Garante negli ultimi anni figurano sanzioni da alcune migliaia di euro per la mancata informativa al cliente, fino a importi ben più consistenti – anche superiori ai 50.000 euro – per violazioni più gravi come la mancanza di misure di sicurezza adeguate o la mancata notifica di un data breach. Non va dimenticato che le sanzioni possono colpire anche singoli professionisti, non solo le realtà più strutturate.
Cosa fare, quindi, per prepararsi e mettersi al riparo da brutte sorprese? È buona prassi effettuare un audit interno periodico, anche semplice, per verificare la tenuta documentale e l’efficacia delle procedure adottate. Mantenere aggiornato il registro dei trattamenti, conservare copia delle informative firmate dai clienti, designare correttamente i responsabili esterni e documentare la formazione privacy dei collaboratori sono attività minime ma essenziali. Anche l’utilizzo di software gestionali deve essere accompagnato da una valutazione contrattuale e tecnica, per assicurarsi che il trattamento dei dati da parte di terzi avvenga nel rispetto del GDPR.
Per i professionisti che non hanno tempo o competenze specifiche, può essere utile affidarsi a consulenti specializzati o servizi privacy esterni, evitando così il rischio di trascurare aspetti che, seppur invisibili nella quotidianità, possono diventare critici in sede ispettiva.
In definitiva, anche nel contesto di uno studio professionale di piccole dimensioni, la conformità alla normativa privacy non è solo un adempimento burocratico, ma una responsabilità reale, da affrontare con metodo e consapevolezza. Perché se i controlli sono rari, le sanzioni – quando arrivano – sono molto concrete.
Alice Colussi – Centro Studi CGN
