I buoni pasto rappresentano uno strumento molto diffuso nelle aziende italiane per garantire ai dipendenti un servizio sostitutivo di mensa. Dal punto di vista contabile, il loro trattamento varia a seconda che si parli del datore di lavoro o della società emittente. Vediamo nel dettaglio le regole applicabili secondo i principi contabili nazionali (OIC).
1. Il datore di lavoro
Quando un’azienda distribuisce buoni pasto ai propri dipendenti, i relativi costi non vengono imputati alla voce “B.9 – Costi per il personale” del Conto economico, come si potrebbe pensare, ma alla voce “B.7 – Costi per servizi”. Questa classificazione è prevista dal documento OIC 12 (§ 63) e si basa sul criterio di imputazione per natura: il buono pasto non è una retribuzione diretta, ma un servizio acquistato dall’impresa.
Sul piano patrimoniale, la contropartita di questo costo è rappresentata dal debito verso la società emittente dei buoni pasto. Tale debito viene iscritto nella voce “D.7 – Debiti verso fornitori” dello Stato patrimoniale. In pratica, l’azienda registra il costo come servizio e il debito come obbligazione verso il fornitore che ha emesso i buoni.
2. La società emittente dei buoni pasto
Il trattamento contabile per chi emette i buoni è più articolato. Secondo la risposta OIC del 26 febbraio 2025, occorre distinguere il ruolo effettivo dell’emittente. Se la società:
- non è responsabile della somministrazione del pasto al dipendente;
- non assume il rischio di magazzino, perché eventuali pasti invenduti restano a carico dell’esercente;
- non decide il prezzo finale del pasto, ma si limita a negoziare con gli esercenti lo sconto da applicare sul valore facciale del buono;
allora l’emittente agisce per conto di terzi. In questo scenario, secondo il documento OIC 34, i ricavi devono essere contabilizzati al netto dei costi sostenuti verso gli esercizi convenzionati, evidenziando così la commissione che rappresenta il vero margine dell’operazione.
Un aspetto cruciale riguarda il momento di rilevazione del ricavo. La società emittente deve valutare quando avviene il trasferimento sostanziale dei rischi e benefici, in linea con quanto stabilito dall’OIC 34. Questo significa che il ricavo non si registra semplicemente alla vendita del buono, ma quando l’emittente ha adempiuto alle proprie obbligazioni contrattuali e il rischio è passato all’altra parte.
Considerazioni finali
Il corretto trattamento contabile dei buoni pasto è fondamentale per garantire trasparenza e conformità ai principi OIC. Per il datore di lavoro, si tratta di un costo per servizi, mentre per l’emittente il ricavo è legato alla commissione, non al valore facciale del buono. Questa distinzione riflette la natura economica delle operazioni e tutela la chiarezza dei bilanci.
Giuseppe De Biasio – Centro Studi CGN
