Come creare un sistema di monitoraggio semplice, ripetibile e con indicatori che consentano di intervenire subito con azioni concrete quando in azienda si manifestano problemi di liquidità?
Per creare un sistema di monitoraggio semplice serve un metodo che, con pochi numeri aggiornati con regolarità, ti faccia vedere in anticipo se la liquidità sta entrando o uscendo con regolarità e controllo e quali scadenze rischiano di mettere in ginocchio l’equilibrio finanziario dell’azienda.
In pratica, è opportuno mettere insieme tre elementi: la liquidità disponibile oggi, gli incassi attesi e i pagamenti e le uscite di breve periodo. Quindi, scegliere un paio di indicatori chiave e impostare soglie chiare “semaforo” che funzionino da campanelli d’allarme per attivare misure precise per accelerare gli incassi delle fatture, rinviare le uscite, rinegoziare le condizioni o attivare linee di credito.
In buona sostanza, il sistema deve essere creato al fine di trasformare semplici numeri in decisioni, evitando di guardare l’estratto conto bancario “a sentimento” o perdersi in report e fogli elettronici che nessuno aggiorna con costanza. L’obiettivo è quello di creare un sistema, che con pochi dati ma controllati con regolarità e collegati ad azioni già definite, riesca a dare una visione di insieme delle finanze aziendali.
Non servono software sofisticati, per fare ciò. È sufficiente monitorare solamente tre fonti ma che siano sempre aggiornate e coerenti:
- estratti conto bancari per monitorare le disponibilità bancarie. non solo il saldo, ma anche eventuali utilizzi di scoperture, anticipi, carte aziendali e POS (che possono generare movimentazioni finanziarie “differite”;
- scadenzario clienti: dove vengono annotate le fatture emesse, la date di scadenza, gli incassi previsti, le fatture scadute o, in caso di servizi prestati, i periodi già maturati in attesa di essere fatturati;
- scadenzario fornitori e scadenzario fiscale: dove indicare le scadenze delle fatture ricevute, le rateazioni commerciali, i mutui finanziari e le rateazioni prettamente fiscali (rateazioni avvisi bonari, rateazioni cartelle di pagamento Agenzia delle Entrate Riscossione, rateazioni rottamazioni, ecc.).
È utile avere pochi indicatori sintetici che, a colpo d’occhio, siano in grado di evidenziare se la situazione è sotto controllo o se sta peggiorando. Questi indicatori potrebbero essere usati come una sorta di semaforo: colore verde se la situazione finanziaria è sotto controllo, colore giallo quando la situazione comporta una tensione da gestire e colore rosso quando serve intervenire subito.
Quali sono gli indicatori più efficaci per monitorare lo stato di salute finanziaria dell’azienda?
Gli indicatori più efficaci che io stesso userei per monitorare lo stato di salute finanziaria dell’azienda sono la liquidità netta, i giorni medi di incasso (DSO) e lo scaduto clienti (quanti arretrati hai da incassare?).
La liquidità netta serve per comprendere quanta liquidità è davvero disponibile in azienda. La sua misura è data dalla somma dei saldi bancari e dalla cassa disponibile, sottratti gli utilizzi di denaro che riducono la disponibilità reale (fidi, scoperture, carte, etc…). Il modo più utile per trasformare questo numero in un alert è quello di confrontarlo con le uscite fisse (ivi comprese le rateazioni), cercando di capire per quante settimane o giorni l’azienda riesce a pagare le spese inevitabili se gli incassi rallentano.
Un altro indicatore utile è il DSO (Day Sales Outstanding ossia giorni medi di incasso) che misura quanto tempo l’azienda impiega in media a incassare le fatture (o le prestazioni eseguite). L’indicatore si ottiene dividendo l’ammontare dei crediti insoluti per il fatturato moltiplicato per il numero di giorni del periodo di incasso in questione. È un indicatore importante perché spesso anticipa la crisi di liquidità. L’azienda può continuare a fatturare, ma se incassa tardi “consuma” cassa. Se l’indicatore peggiora nel tempo (il numero di giorni sale) allora è segnale che si deve intervenire (i clienti stanno pagando peggio).
Lo scaduto clienti si riferisce invece a quei crediti verso i quali la scadenza dell’incasso è già scaduta. Serve per calcolare una percentuale che indichi se i crediti sono fisiologici o stanno diventando strutturali. Se la percentuale supera il 15% del totale a scadere, l’indice si può considerare giallo. Oltre il 25% si può considerare rosso e sarebbe il caso di intervenire.
Per concludere, questi strumenti non sono una bacchetta magica e non curano da soli i problemi di liquidità, ma certamente aiutano in modo decisivo a vedere molto prima ciò che altrimenti emergerebbe troppo tardi. Un semplice monitoraggio consente di passare da una gestione passiva delle finanze aziendali a una gestione preventiva, fatta di scelte consapevoli e disciplina finanziaria.
Antonino Salvaggio – Centro Studi CGN
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