Niente più ricevute Pos per documentare i pagamenti elettronici da parte dei vari utilizzatori. Al loro posto è possibile tenere e conservare le comunicazioni e la documentazione inviati, anche in formato digitale, da banche e intermediari finanziari che potranno essere tenuti per la regolare contabilità. Si tratta di una novità che si pone l’obiettivo di facilitare la conservazione e ridurre gli adempimenti per imprese e operatori alle prese con una moltitudine di transazioni giornaliere a condizione che sia sempre possibile evidenziare ogni movimento effettuato.
La novità nel D.L. 19/2026: semplificazione documentale
La novità in commento (ex art. 8, comma 1, del D.L. 19/2026) si colloca nell’ambito della conservazione documentale legata ai pagamenti con strumenti elettronici consentendo di sostituire le ricevute cartacee generate dai POS per operazioni effettuate con carte di credito, debito, prepagate o altre modalità digitali con le comunicazioni inviate al cliente e dalla documentazione fornita dagli istituti bancari o dagli intermediari. Posto che alcune spese (spese per trasferte o missioni oppure quelle di rappresentanza) sono deducibili esclusivamente se avvenute in maniera tracciabile, la norma equipara alla singola ricevuta cartacea i contenuti dell’estratto conto o documento equivalente.
È del tutto evidente il passo in avanti che si compie, posto che la custodia e la conservazione delle singole pezze d’appoggio, soprattutto quando le operazioni sono numerose, risultava particolarmente anacronistica.
Condizioni da rispettare
Le attenzioni da porre affinché la semplificazione consenta di alleggerire il lavoro degli operatori amministrativi sono legate ai contenuti degli estratti conto che devono presentare tutti gli elementi che consentono di ricostruire la singola operazione, in particolare:
- data
- importo
- e soggetto beneficiario del pagamento
In secondo luogo, trattandosi di documentazione contabile, gli estratti conto dovranno essere conservati secondo le regole previste dall’art. 2220 del Codice Civile, vale a dire per dieci anni. Se i documenti sono in formato digitale, la loro archiviazione dovrà comunque avvenire in modo coerente con gli obblighi di conservazione previsti dalla disciplina civilistica, così da garantirne disponibilità e integrità nel tempo.
Controlli e prassi dell’Agenzia
Si tratta di una novità da salutare con favore, posto che la misura non pregiudica in alcun modo le attività di controllo delle autorità fiscali. Infatti, la documentazione bancaria, perché proveniente da soggetti terzi, in quanto riepilogativa dei movimenti avvenuti in un determinato periodo, ben si presta a provare la tracciabilità di ogni pagamento. Allo stesso tempo, viene confermata a livello normativo la prassi dell’Agenzia delle Entrate che in varie circostanze (per esempio per i modelli dichiarativi 730 e Redditi) considerano sufficiente l’estratto conto come possibile prova del pagamento tracciabile.
Nicolò Cipriani – Centro Studi CGN
