Negli ultimi anni la protezione dei dati personali è diventata una priorità in molti ambiti della vita quotidiana. Anche l’ambiente condominiale non fa eccezione: l’introduzione del Regolamento UE 2016/679 ha infatti imposto nuovi obblighi e responsabilità agli amministratori di condominio. Ma cosa comporta, nel concreto, la gestione dei dati personali in un contesto condominiale? E quali adempimenti deve garantire l’amministratore per evitare sanzioni e tutelare la privacy dei condomini?
Partiamo da un principio fondamentale: in ambito GDPR, l’assemblea condominiale è considerata il titolare del trattamento, mentre l’amministratore agisce come responsabile. Questo significa che, pur essendo formalmente “alle dipendenze” della volontà dell’assemblea, è l’amministratore a dover garantire che tutti i dati personali trattati — dai nomi e recapiti dei condomini, fino ai dati di fornitori e dipendenti — siano gestiti nel rispetto della normativa.
Il primo passo essenziale è formalizzare questo rapporto. È necessario che l’assemblea deliberi e metta per iscritto l’incarico conferito all’amministratore, specificando con chiarezza le finalità del trattamento, la sua durata e le categorie di dati interessati. Questo non è solo un atto formale: è il punto di partenza per costruire un trattamento dei dati conforme e trasparente.
A seguire, è indispensabile predisporre e distribuire un’informativa completa. Questa deve spiegare ai soggetti coinvolti (condomini, fornitori, visitatori, collaboratori, ecc.) quali dati vengono raccolti, per quale scopo, su quale base giuridica (obbligo contrattuale, obbligo di legge, interesse legittimo, ecc.), per quanto tempo verranno conservati e quali sono i loro diritti (come accesso, rettifica o cancellazione dei dati).
Quando il trattamento riguarda dati particolarmente sensibili, ad esempio informazioni sulla salute, sull’origine etnica, o altri dati “speciali”, l’amministratore è obbligato a raccogliere un consenso esplicito. Lo stesso vale nel caso vengano adottate forme di profilazione o strumenti che elaborano comportamenti individuali, come certi sistemi di controllo accessi o domotica avanzata.
Altro tassello fondamentale è la tenuta di un registro delle attività di trattamento. Questo documento, che va aggiornato periodicamente, deve contenere informazioni dettagliate sul titolare e sul responsabile, le categorie di dati e soggetti coinvolti, le finalità dei trattamenti, gli eventuali destinatari dei dati e le misure di sicurezza adottate. Un documento apparentemente tecnico, ma che dimostra nel caso di controlli l’effettiva attenzione e conformità alla normativa.
Le misure di sicurezza non possono essere trascurate. I dati devono essere protetti da accessi non autorizzati, sia in formato elettronico che cartaceo. Questo significa dotarsi di sistemi informatici con accessi controllati (password, antivirus, backup), ma anche curare gli aspetti più “fisici”, come la collocazione e la protezione di documenti cartacei. Particolare attenzione merita la videosorveglianza: è possibile installare telecamere solo con apposita cartellonistica e limitando l’angolo di ripresa alle aree comuni. Le registrazioni, inoltre, non dovrebbero mai essere conservate per più di 24–48 ore, salvo situazioni particolari.
Un altro aspetto spesso trascurato riguarda la bacheca condominiale: per rispettare il GDPR, è fondamentale che vi siano affissi solo avvisi generali e non dati personali identificabili, come nomi o importi dovuti.
E se qualcosa va storto? Il GDPR prevede l’obbligo di notificare eventuali “data breach”, cioè violazioni della sicurezza che comportino la perdita o la diffusione illecita di dati personali. In questi casi, l’amministratore deve avvisare il titolare (cioè l’assemblea) e, se necessario, notificare il Garante per la protezione dei dati personali entro 72 ore.
Va ricordato infine che i costi per l’adeguamento al GDPR — dalla consulenza legale alla formazione, dalle misure informatiche al supporto documentale — rientrano tra le spese ordinarie del condominio e vanno quindi regolarmente inseriti a bilancio. In situazioni complesse o in presenza di trattamenti su larga scala, può essere necessaria la nomina di un DPO (Data Protection Officer), anche se nella maggior parte dei casi non è obbligatoria.
Le conseguenze in caso di inadempienza? Non solo sanzioni amministrative (che possono arrivare fino a 20 milioni di euro o al 4% del fatturato), ma anche richieste di risarcimento danni da parte dei soggetti interessati. Anche violazioni formali — come la mancata informativa o la presenza di dati personali sulla bacheca — possono portare ad ammonimenti o ingiunzioni da parte del Garante.
In definitiva, il GDPR non è un ostacolo burocratico, ma un’opportunità per migliorare la gestione condominiale, garantendo maggiore sicurezza, legalità e professionalità.
Alice Colussi – Centro Studi CGN
