In un contesto in cui la digitalizzazione è sempre più integrata nella quotidianità degli studi professionali, la tutela dei dati personali assume un’importanza crescente. La privacy non è più una semplice “compliance documentale”, ma un aspetto strutturale della gestione e dell’organizzazione del lavoro. Per i professionisti – commercialisti, consulenti fiscali e del lavoro, tributaristi – la corretta applicazione del GDPR è oggi un fattore di credibilità, prevenzione e competitività.
Uno studio professionale medio gestisce una quantità di dati estremamente elevata e, spesso, particolarmente delicata: informazioni fiscali, previdenziali, sanitarie, anagrafiche, contrattuali. Si tratta di dati che riguardano non solo i clienti diretti, ma anche i loro dipendenti, familiari e terzi coinvolti. Questo rende il professionista un soggetto ad alto impatto privacy, con obblighi proporzionati alla natura e alla quantità dei dati trattati.
In questo scenario, è fondamentale distinguere tra:
- Dati personali (nome, codice fiscale, indirizzo…),
- Dati particolari (ex “sensibili”: salute, opinioni politiche, religione…),
- Dati giudiziari (condanne, procedimenti penali).
Ogni categoria comporta livelli diversi di tutela e, conseguentemente, obblighi specifici.
L’impostazione del GDPR si basa sul principio di responsabilizzazione attiva del titolare del trattamento. Non basta “avere l’informativa firmata”. Occorre poter dimostrare di aver adottato misure adeguate a garantire che il trattamento sia lecito, corretto e sicuro.
Tra gli adempimenti principali per uno studio professionale:
- Redazione e aggiornamento delle informative: devono essere comprensibili, specifiche per ogni tipo di trattamento (es. clienti, dipendenti, fornitori).
- Mantenimento del registro dei trattamenti: obbligatorio nella quasi totalità dei casi, è il documento di riferimento per dimostrare la conformità del trattamento.
- Nomina dei responsabili esterni del trattamento: fornitori di software, servizi cloud, consulenti IT devono essere formalmente designati e vincolati contrattualmente.
- Definizione di policy interne: gestione delle credenziali, accesso ai documenti, uso di dispositivi aziendali e personali (BYOD).
- Misure tecniche e organizzative: backup sicuri, crittografia, antivirus, autenticazione a più fattori.
Inoltre, l’evoluzione digitale della professione – PEC, fatturazione elettronica, registri digitali, portali istituzionali – impone un cambio di mentalità. La velocità e l’efficienza offerte dalla tecnologia devono essere accompagnate da un modello di trattamento dei dati attento e consapevole.
Un esempio concreto: se lo studio utilizza un gestionale cloud, è necessario verificare:
- Dove vengono fisicamente conservati i dati?
- Quali misure di sicurezza adotta il fornitore?
- È stato nominato come responsabile del trattamento?
- In caso di data breach, ha procedure attive di notifica?
La risposta a queste domande spesso non è scontata. Eppure, sono fondamentali per costruire un ecosistema digitale privacy-proof.
La compliance non deve essere percepita come un costo, ma come un investimento in efficienza, fiducia e qualità del servizio. Comunicare in modo chiaro ai clienti che i loro dati sono gestiti con rigore può diventare un elemento distintivo dello studio.
Vediamo di seguito qualche spunto concreto:
- inserire un paragrafo sulle misure di sicurezza adottate all’interno delle lettere di incarico;
- offrire ai clienti informative trasparenti, con linguaggio comprensibile (magari in formato infografico);
- prevedere audit periodici interni sulla gestione dei dati;
- utilizzare software che offrono strumenti di protezione nativi (es. audit log, accessi tracciati, scadenze di conservazione automatiche).
Nel mondo professionale di oggi, la protezione dei dati personali non è più una scelta, ma un requisito minimo di affidabilità. Saper gestire i dati in modo corretto, documentato e sicuro non solo mette al riparo da sanzioni, ma rafforza la relazione con il cliente, migliora la qualità organizzativa e prepara lo studio a eventuali controlli.
Adottare un approccio consapevole alla privacy significa passare dalla logica dell’obbligo a quella del valore. Un valore che, sempre più, sarà riconosciuto e premiato anche dal mercato.
Alice Colussi – Centro Studi CGN
