L’obiettivo del revisore è quello di predisporre una documentazione che fornisca:
- una sufficiente ed appropriata evidenza documentale degli elementi a supporto della relazione di revisione;
- l’evidenza che la revisione contabile sia stata pianificata e svolta in conformità ai principi di revisione ed alle disposizioni di legge e regolamentari applicabili (ISA Italia 230 § 5)
Per ogni incarico di revisione deve essere creato un apposito fascicolo che, nella prassi, si compone di due parti:
- il c.d. fascicolo permanente o permanent file che si riferisce alla documentazione – le c.d. carte di lavoro – di utilità pluriennale;
- il c.d. fascicolo corrente o current file che si riferisce alla documentazione – le cd. carte di lavoro – riferite all’esercizio oggetto dell’attività di revisione
Il fascicolo di revisione deve essere formato dal soggetto incaricato della revisione ai sensi dell’art. 10 quater c.7 del D. Lgs. n. 39/2010 e chiuso entro 60 giorni dalla in cui viene sottoscritta la relazione di revisione.
La formazione del fascicolo “permanente” si effettua al primo anno dell’incarico, e successivamente, viene implementata – aggiornata.
Esso può essere realizzato e tenuto sia in modalità cartacea che informatica, e contiene i documenti caratterizzati da un’utilità pluriennale.
È ovvio che ogni situazione è a sé stante e secondo le dimensioni e caratteristiche dell’oggetto sociale svolto dall’impresa soggetta revisione, il contenuto del fascicolo può variare da caso a caso e anche nel tempo a seguito di mutate situazioni, ma, indicativamente, il fascicolo “permanente” potrebbe essere formato dai seguenti documenti:
- atto costitutivo e statuto, certificato camerale dell’impresa nei cui confronti svolgere l’attività di revisione;
- i contratti stipulati dall’impresa con clienti, fornitori e parti correlate di durata pluriennale, i contratti messi in essere in occasione di finanziamenti – mutui – leasing – factoring, i contratti riguardanti i rapporti di lavoro di ogni tipologia, i contratti di acquisti di beni significativi, di intermediazione e agenzia;
- l’organigramma e il funzionigramma aziendale;
- i bilanci e dichiarazioni fiscali degli esercizi / anni precedenti;
- copia eventuali accertamenti fiscali – ricorsi – esiti;
- copia della documentazione di accesso ad eventuali agevolazioni fiscali;
- elenco degli uffici – sedi operative – stabilimenti – succursali – filiali aziendali;
- elenco delle partecipazioni – società controllate e collegate e relativi certificati camerali;
- elenco delle garanzie prestate e ricevute e relativa documentazione;
- copie delibere degli organi sociali che riguardano più annualità;
- elenco libri sociali messi in essere;
- piani di ammortamento delle immobilizzazioni;
- manuali di procedura di revisione interna – sistemi contabili – controllo interno – tenuta del magazzino;
- movimentazioni dei fondi e riserve;
- composizione storica delle voci di patrimonio netto;
- ogni altra documentazione ritenuta utile e pertinente (anche in termini di dimostrazione della sussistenza del carattere di indipendenza che deve caratterizzare l’assunzione dell’incarico da parte del revisore nei confronti dell’impresa).
Per il rispetto delle regole attinenti alla tenuta delle “carte di lavoro” il revisore deve attenersi ai Principi di revisione ed in particolare al principio di revisione internazionale ISA Italia 230 che tratta della “documentazione della revisione contabile”.
Detto principio deve essere letto congiuntamente al principio di revisione internazionale ISA Italia 200 che tratta degli “Obiettivi generali del revisore indipendente e svolgimento della revisione contabile in conformità ai principi di revisione internazionali ISA Italia”.
Giuseppina Spanò – Centro Studi CGN
