Come impiegare al meglio il proprio tempo

Un modo per vivere e lavorare meglio
Oggi scopriamo insieme un sistema che può trasformare la tua vita, e cioè come riuscire a non a vivere più nell’urgenza, dover arrivare all’ultimo momento, non avere tempo per se stessi e per la propria famiglia, ma vivere finalmente una vita ben gestita facendo solo quello che vogliamo.

Questo metodo l’hanno provato centinaia di persone, nel mondo, con successo e soddisfazione.


A differenza di tutti gli altri sistemi questo funziona perché è semplice, pratico e richiede solo carta, penna e un po’ di impegno.

Tra pochi anni probabilmente non potremo più dedicare tempo per noi, per i nostri hobby, per i nostri affetti nella misura in cui vogliamo. E forse è già così ora. Corriamo sempre, siamo in affanno, rischiamo di dimenticare le scadenza perché sono troppe, arriviamo in ritardo o se siamo puntuali lo siamo con difficoltà. Trascuriamo le cose a cui teniamo di più e il tempo ci sfugge letteralmente di mano. Gestire male il proprio tempo costa in termini di denaro, ma anche in termini di tranquillità e di rapporti con le altre persone. Il tempo non si può gestire: in realtà è lui a gestire noi!  Ed é molto stressante

Mettiamola così: il tempo che abbiamo a disposizione è come un carrello del supermercato e le cose da fare sono i prodotti che ci mettiamo dentro. Per quanto grande sia il carrello, prima o poi si riempirà e a quel punto, quando sarà stracolmo, i prodotti che metterò dentro cadranno fuori.

Così come rischiamo di far cadere fuori dal carrello le cose che ci servono, così rischiamo di non dedicare tempo alle cose che per noi sono davvero importanti: le facciamo “cadere fuori”, cioè le trascuriamo. E magari sono le cose a cui teniamo di più: i figli, la famiglia, lo sport, la crescita personale, le relazioni con le persone a cui teniamo.

Dobbiamo sempre ricordarci che per quanto grande sia il carrello, ovvero, per quante siano le ore, i giorni e le settimane durante le quali lavoriamo, alla fine il tempo a nostra disposizione sarà esaurito.

Recenti studi hanno dimostrato che mediamente impieghiamo il 120% del tempo che abbiamo a disposizione. Vale a dire che facciamo il 20% di cose in più rispetto a quelle che possiamo fare. È come cercare di far uscire acqua da una barca che ha una falla con un bicchiere: per quanta acqua  riusciamo a togliere ne entrerà sempre di più. Ecco perché il modo di gestire il nostro tempo ci crea stress e gli strumenti informatici da soli non servono a risolvere il problema

Con questo metodo tu puoi decidere, con il tempo che hai a disposizione, il numero delle cose da fare, il tipo, l’ordine, la scala delle priorità e la durata.

Quindi per te gestire il tempo significherà: scegli tu le cose da tenere nel carrello e quelle da fa cadere fuori.

Grazie a questo metodo, dopo averlo applicato, noterai cambiamenti sostanziali nella gestione del tuo tempo e della tua vita.

Il metodo consiste nello scrivere una lista divisa in 4 colonne, intestate A, B, C, D.

Nella 1° colonna, la A, devo scrivere tutte le cose che devo assolutamente fare. Quindi nella colonna A scriverò le scadenze, gli appuntamenti del giorno, la spesa, e tutto ciò che NON POSSO ASSOLUTAMENTE RIMANDARE, anche le telefonate. Più la lista é analitica, migliore sarà la gestione e il controllo di ciò che devo fare.

Nella seconda colonna, la B, scriverò tutte le cose che DEVO fare, ma che non sono così urgenti, come ad esempio, una visita di controllo, un acquisto non urgente, lavoretti a casa, migliorie in ufficio, telefonate non urgenti, adempimenti non obbligatori, investimenti, ecc. E’ assolutamente necessario non fare NESSUNA attività della colonna B finché non ho finito tutte le attività inserite nella colonna A.

Nella colonna C scriverò tutto ciò che non devo necessariamente fare ma che  VORREI fare, sia a breve, che a medio e lungo termine, come ad esempio, un corso di ballo, iscrivermi in palestra, fare una serie di viaggi, un acquisto futuro, un desiderio, un sogno nel cassetto.

Nella colonna D scrivo tutte le attività che intendo delegare a qualcun altro e che eliminerò, quindi,  dalle colonne A e B.

OGNI GIORNO dovrò leggere la mia lista da cima a fondo e la aggiornerò eliminando quello che ho fatto e scrivendo le nuove attività E’ importante leggere TUTTI I GIORNI la lista e AVERLA SEMPRE CON SÈ.

Questo metodo si basa sul fatto  che tutti noi abbiamo nel nostro cervello il cosiddetto SAR, ovvero Sistema di Attivazione Reticolare, detto anche Focus mentale. Quando una persona decide cosa vuole fare, il suo SAR si attiva (cioè in quel momento preciso dà al suo cervello il comando di fare quella cosa). Da quel momento in poi, sarà concentrato su di essa. Il fatto di scrivere e di LEGGERE tutti i giorni le attività da svolgere, in ordine di priorità, fa si che il nostro cervello si focalizzi su di esse, nell’ordine in cui le abbiamo scritte.

Una ricerca ha  verificato che chi ha adottato questo metodo é riuscito a ridurre fino al 30% la quantità di  tempo fino a quel momento impiegato per fare le stesse cose che faceva prima di adottare il metodo.

Ogni giorno compila la tua lista e portala con te. Indica nelle quattro colonne, A,B,C,D, tutte le cose che hai intenzione di fare e aggiornala costantemente.

Qualcuno potrà dire: “quando trovo il tempo di scrivere e aggiornare la lista?” La prima volta che la facciamo, richiederà un po’ più tempo, perché dobbiamo inserire tutte le cose da fare, però nei giorni successivi di solito ci bastaeranno pochissimi minuti per aggiornarla.

Qualcun altro potrà obiettare:“E se non posso andare in giro in ogni momento con carta e penna a scrivere ogni cosa che mi viene in mente di fare?” Oggi la moderna tecnologia ci permette, in qualunque momento, di memorizzare informazioni: ci sono i telefonini, i palmari, gli smartphone, ma anche i registratori portatili con i quali posso registrare tutto ciò che mi viene in mente e poi scriverlo.

D’ora in poi non dovrai più essere controllato dal tempo ma essere tu a controllarlo e decidere cosa fare e cosa non fare e magari delegare.

E’ chiaro che chi non compila la lista  con questo metodo  non potrà avere un quadro esauriente dei suoi impegni e delle priorità e dovrà usare un altro sistema.

Se vuoi davvero impiegare al meglio il tuo tempo ed avere il controllo della tua vita non aspettare e non rimandare: domani stesso scrivi la lista delle cose che vuoi fare e aggiornala ogni giorno.

Francesco Di Bitonto

Commercialista e Facilitatore di Processi Relazionali