Come conservare i documenti elettronici

Chi non ricorda montagne di carte e scartoffie che fino a circa un decennio fa riempivano le scrivanie dei nostri studi professionali? Poi però, in seguito alla massiccia diffusione dei computer, di internet e dei servizi cloud che consentono di accelerare tutte le procedure lavorative con apprezzabili guadagni in termini di produttività e di spazio fisico, il lavoro nei nostri studi è radicalmente cambiato. E i documenti cartacei lasciano il posto ai documenti informatici.

Il documento informatico (ivi compresa la fattura elettronica) costituisce una concreta e significativa opportunità per il professionista, che in un futuro forse non molto lontano potrebbe davvero definitivamente dire addio a faldoni e archivi di carta, che con la loro presenza fisica e la poca maneggevolezza invadono gli spazi e provocano rallentamenti sull’operativà delle persone.


Anche il legislatore è intervenuto più volte per regolamentare la materia e dare delle regole per la protocollazione e la corretta conservazione dei documenti informatici. Non ultimo il decreto 17 giugno 2014 del MEF che rende la conversione al digitale più semplice, soprattutto dopo l’entrata in vigore dell’obbligo di fatturazione elettronica obbligatoria nei rapporti con la pubblica amministrazione.

Quello che molti però non hanno ancora capito è che il termine “conservazione sostitutiva” contiene in sé due concetti ben distinti e indipendenti: sostituzione e conservazione.

Il primo termine è il processo di sostituzione di un documento cartaceo con la sua versione elettronica (che avviene mediante l’uso di uno scanner ad esempio).

Il secondo termine è il processo che consente di dare data certa al documento e consente di “bloccarlo” nella forma, nel contenuto e nel tempo attraverso la firma digitale e la marca temporale.


Il solo fatto di avere eseguito l’operazione di sostituzione non dà la garanzia di aver adempiuto agli obblighi della conservazione.

Caratteristiche fondamentali che un documento informatico deve avere sono l’immodificabilità, l’integrità e la leggibilità. Seppur smaterializzati, documenti contabili e scritture contabili devono essere tenute secondo le ordinarie norme che definiscono la loro corretta tenuta.

In altre parole, i documenti elettronici devono contenere le informazioni che la legge prescrive e devono essere rintracciabili per nome, codice fiscale o altro dato stabilito dalla specifica disciplina che li riguarda. Il documento informatico prodotto si considera archiviato dal momento in cui è stata apposta una data opponibile ai terzi e in alcun modo contestabile.

La conservazione dei libri, dei registri e delle fatture elettroniche si effettua con cadenza annuale entro tre mesi dal termine di presentazione della dichiarazione dei redditi.

Il decreto del MEF del 17 giugno ha semplificato anche il pagamento dell’imposta di bollo, se dovuta, per libri, scritture contabili e documenti tributari in versione informatica. Il pagamento può essere effettuato attraverso il modello F24 mediante il canale telematico entro 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio.

È stato eliminato anche l’obbligo di comunicare all’Agenzia delle Entrate l’impronta dell’archivio digitale con l’apposita comunicazione del contribuente, con la quale si indicava di avere optato per la conservazione dei documenti rilevanti ai fini tributari in modalità elettronica.


Dal punto di vista fiscale, la cosa veramente importante è che i documenti fiscali e le scritture contabili possano essere consultabili e verificati al momento di eventuali controlli su supporto cartaceo o informatico.

Antonino Salvaggio – Centro Studi CGN

http://www.il-commercialista-dei-professionisti.com