In materia di privacy, quali sono i momenti in cui il titolare deve comunicare con l’interessato? Quali caratteristiche devono avere le comunicazioni? Quali sono i mezzi alternativi per trasmettere l’informativa?
Il Regolamento UE 2016/679 (cd. General Data Protection Regulation o GDPR) prevede che il titolare del trattamento debba fornire, prima del trattamento stesso, le informazioni richieste dalla normativa e specificamente indicate all’art. 12. Seppur quest’obbligo non sia mai espressamente individuato come tale in nessun articolo, è indirettamente presente sotto forma di diritto dell’interessato di ricevere dal titolare tutte quelle comunicazioni che assicurino un trattamento dei suoi dati personali corretto e trasparente.
Questo onere informativo, che grava in capo al titolare del trattamento nei confronti dell’interessato, trova il suo fondamento non solo nel diritto dell’interessato di ricevere informazioni che garantiscano un trattamento dei suoi dati personali corretto e trasparente ma, altresì, nel principio di accountability che vuole permettere all’interessato di rendere un valido consenso quale condizione di legittimità dello stesso.
Quali sono i momenti in cui il titolare deve comunicare con l’interessato?
Il quadro normativo prevede che vi siano numerose situazioni che implicano una comunicazione tra titolare e interessato del trattamento. A titolo esemplificativo si ricorda quanto previsto dai considerando n. 60 e 61, nonché dagli artt. 12 e 13, i quali dispongono che l’interessato debba essere informato dell’esistenza del trattamento e delle sue finalità; dell’esistenza e delle conseguenze di una profilazione; dell’eventuale rifiuto di fornire i dati personali; del trattamento dei propri dati, se sono ottenuti da un’altra fonte, entro un termine ragionevole; dei motivi dell’inottemperanza in caso di richiesta dell’interessato; in presenza di un processo decisionale automatizzato.
Obbligo informativo: le caratteristiche delle comunicazioni
L’art. 12, oltre ad elencare una serie di situazioni in cui vi è l’obbligo informativo nei confronti dell’interessato, individua, altresì, le caratteristiche che dovrebbe rispettare ogni comunicazione tra titolare e interessato e, in particolare, dispone che “il titolare del trattamento adotta misure appropriate per fornire all’interessato tutte le informazioni […] relative al trattamento in forma concisa, trasparente, intellegibile e facilmente accessibile, con un linguaggio semplice e chiaro […]”.
Alla luce di quanto previsto dal dettato normativo appena riportato, le informazioni fornite dal titolare devono, dunque, rispettare le seguenti caratteristiche:
- essere intelligibili, cioè esaustive e comprensibili a un esponente medio del pubblico, senza eccessivi rimandi ad articoli del regolamento;
- essere riportate con un linguaggio chiaro e semplice, evitando frasi, parole e strutture complesse, nonché termini astratti o ambigui;
- adottare una forma concisa, poiché i contenuti sintetici sono idonei a fornire solo le informazioni necessarie e fondamentali per evitare distrazioni, incomprensioni e/o non lettura da parte del soggetto interessato;
- essere facilmente accessibili: il titolare sarà tenuto ad adottare delle misure appropriate riguardanti le modalità e la forma delle informazioni, volte a permettere all’interessato di accedere in maniera agevole alle informazioni che lo riguardano. Tutte le informazioni dovranno comunque essere disponibili in un unico luogo o documento con alto grado di accessibilità.
I mezzi alternativi per trasmettere l’informativa
Per quanto concerne l’informativa, vi sono dei mezzi alternativi per fornire la stessa e, volendo sfruttare l’ambito digitale, per i titolari con siti internet è possibile effettuare la dichiarazione o trasmettere le informative consentendo ai visitatori di consultare solo le sezioni di loro interesse.
Restando sempre in ambito digitale, si possono utilizzare anche i pop-up just in time, le notifiche, apposite dashboard oppure semplici video o notifiche vocali su smartphone. È possibile anche utilizzare altri mezzi come vignette, infografiche e diagrammi, soprattutto per facilitare la comprensione, l’accessibilità e la chiarezza.
Team Privacy CGN
