La campagna fiscale 2021 è ormai giunta al termine ed è ora di verificare che le modalità di conservazione documentale assunte in questi lunghi mesi siano pienamente conformi a quanto previsto dalla normativa. Ma quali sono le specifiche disposizioni in materia? Cerchiamo di dare una risposta precisa a questa domanda.
La documentazione: qual è il formato corretto ai fini della conservazione a norma di legge?
Come precisato dalla Risoluzione 57/2014 la conservazione della documentazione prevista obbligatoriamente dalla normativa può essere effettuata sia in modalità cartacea sia in quella digitale. Per tale ultima modalità è stato infatti chiarito che la scelta del formato (PDF o altro) del file contenente la copia della dichiarazione non è soggetta ad alcun tipo di limitazione.
Tutto ciò solo qualora sussista una chiara e specifica condizione: la copia conservata dallo studio professionale, l’originale in possesso del contribuente e ciò che viene trasmesso telematicamente all’Agenzia delle entrate dovranno essere pienamente coincidenti.
La firma: quali modalità sono ammesse?
Tra i documenti per i quali è previsto l’obbligo di conservazione ve ne sono alcuni per i quali viene richiesta necessariamente la sottoscrizione. Si tratta di:
- le autocertificazioni;
- il Mandato Unico con la delega alla richiesta del precompilato e delle CU INPS;
- la scheda del 730/1, nella quale sono presenti le scelte del 2×1000, 5×1000 e 8×1000;
- il consenso al trattamento dei dati personali (informativa privacy);
- il Modello 730.
Tale documentazione deve essere conservata con la firma del contribuente, la quale potrà essere apposta manualmente, tramite firma grafometrica o tramite FEA (Firma Elettronica Avanzata).
Le tempistiche di conservazione
Le tempistiche di conservazione del 730 e di tutti i documenti ad esso collegati sono stabilite dall’art. 16 comma 1 lett. d) del decreto ministeriale 31/05/1999 n. 164 modificato dall’art. 1 comma 617 lett. d) della l. 147/2013.
Vengono quindi stabilite diverse scadenze a seconda della natura del documento:
- nel caso della dichiarazione 730, dei prospetti di liquidazione e della documentazione richiesta ai fini dell’apposizione del visto di conformità, la conservazione dovrà essere garantita fino al 31 dicembre del quarto anno successivo alla presentazione della dichiarazione dei redditi;
- in merito al 730/1, la conservazione dovrà essere garantita fino al 31 dicembre del secondo anno successivo alla presentazione della dichiarazione dei redditi.
Attenzione, però. Tutto ciò dovrà essere interpretato in concordato a quanto previsto dall’art. 16 sopra menzionato in merito all’atto di contestazione, notificato secondo le disposizioni dell’art. 20 del D.Lgs. 472/1997. È stato infatti previsto che tali verifiche possano essere effettuate fino al 31 dicembre del quinto anno successivo alla presentazione della dichiarazione dei redditi. Da ciò deriva che i documenti dovranno essere conservati necessariamente fino al 31 dicembre del quinto anno successivo a quello di presentazione e non solo fino al quarto anno.
La conservazione del 730/1: modalità di conservazione più precise e dettagliate
Oltre alle modalità di conservazione sopra descritte, sono previste delle ulteriori disposizioni per quanto riguarda il 730/1, cioè il modello relativo la scelta di destinazione di una quota IRPEF pari all’8×1000, 5×1000 e 2×1000.
Poiché tale documento contiene dati sensibili relativi al contribuente, la conservazione dovrà essere mantenuta separata dagli altri documenti e il modello dovrà essere sigillato in una busta chiusa. Com’è facilmente intuibile, quindi, il 730/1 sarà l’unico documento che è necessario conservare in modo cartaceo.
Chiara Leschiutta – Centro Studi CGN
