L’esercizio di qualsiasi attività d’impresa o professionale, a causa di svariati adempimenti normativi (ricordiamo, fra tanti, quanto previsto dal “Codice della crisi”), ma anche e soprattutto per garantire una sana e prudente gestione, richiede in primo luogo che siano sempre monitorati e gestiti i pagamenti.
Queste operazioni possono essere anche molto dispendiose in termini di tempo ed energia, poiché richiedono un raccordo almeno con la gestione degli incassi. A questo si aggiungono le numerose scadenze fiscali da tenere d’occhio e tutti gli incassi e pagamenti di diversa natura come locazioni, premi, interessi, etc.
Quando i volumi operativi aumentano, la perdita di efficienza e la possibilità di commettere errori sono dietro l’angolo.
È di tutta evidenza, quindi, la necessità di dotarsi di uno strumento che semplifichi le attività sopra elencate: parliamo dello scadenzario.
L’ordinata tenuta di uno scadenzario consente di gestire in modo puntuale incassi e pagamenti, minimizzando le dimenticanze e soprattutto consente di presidiare in modo accurato le scadenze di incasso, evitando così fastidiose scoperture di cassa.
Lo scadenzario è un semplice registro in cui vengono annotate le scadenze delle varie operazioni economiche e contabili che generano entrate o uscite di cassa. Ogni riga di registrazione dovrà contenere informazioni in formato standardizzato e completo, questo il set minimo:
- Tipologia (incasso o pagamento);
- Data di scadenza;
- Importo da pagare o incassare;
- Metodo di pagamento o incasso (bonifico, contanti, SDD, etc.);
- Riferimenti al documento da cui scaturisce la scadenza;
- Anagrafica cliente o fornitore;
- Data di effettivo incasso o pagamento.
Per quanto riguarda le scadenze di pagamento, non si dovrà tralasciare alcuna tipologia; infatti i pagamenti potranno riguardare forniture, finanziamenti, canoni di locazione, salari e stipendi, imposte e tasse, contributi previdenziali e assistenziali e così via.
Un consiglio pratico è quello di predisporre uno scadenzario su base mensile, così da facilitare anche le previsioni di cassa e trovare a colpo d’occhio eventuali buchi di liquidità da colmare.
Gli strumenti per la tenuta di uno scadenzario possono essere i più vari: si va dai semplici fogli excel ai software di fatturazione elettronica che integrano questa possibilità, ma un grande valore aggiunto e un aiuto concreto per il lavoro può essere offerto anche dai servizi messi a disposizione dalla PSD2.
Ci riferiamo nello specifico ai servizi AIS, ma di cosa si tratta?
I servizi AIS sono offerti da imprese autorizzate a tale scopo da Banca d’Italia, operatori del settore Fintech (tecnologia applicata alla finanza) denominati AISP – Account Information Service Providers – e consistono nella possibilità offerta ad aziende terze di accedere alla banca del cliente per ottenere informazioni relative al suo conto. In tal modo, il cliente stesso può ottenere le informazioni concernenti conti anche in banche diverse tutte su un’unica piattaforma, che gli fornisce una comoda panoramica generale della sua posizione finanziaria e da cui può comprendere la situazione di tutti i suoi conti correnti e anche degli eventuali pagamenti elettronici effettuati.
Un software che offre un servizio AIS integrato consente di effettuare una riconciliazione semplice e automatizzabile di tutte le scadenze censite nello scadenzario. Il lavoro di monitoraggio della propria posizione finanziaria sarà, quindi, notevolmente agevolato dal fatto di poter disporre di tutte le informazioni necessarie in un’unica piattaforma.
Prendiamo ad esempio un software di fatturazione elettronica; questo consentirà:
- di alimentare automaticamente con i dati delle fatture attive e passive le righe dello scadenzario;
- di avere immediatamente disponibili e segnalate a video le prossime scadenze;
- di compilare ulteriori scadenze non derivanti da fattura.
Basterà poi la semplice integrazione di un servizio AIS per consentire lo scarico di ciascun movimento di conto corrente all’interno dell’applicativo di fatturazione: a questo punto, l’abbinamento di ogni scadenza con il corrispondente movimento finanziario sarà semplice, veloce e automatizzabile.
Il risultato principale sarà quello di avere la situazione finanziaria dell’impresa o dello studio sempre aggiornata, potendo così prevedere eventuali disallineamenti e avendo sempre a disposizione uno strumento affidabile su cui basare le proprie decisioni di investimento e di spesa.
Mariangela Moretto – CGN Fintech
