Scade il prossimo 29 febbraio il termine per la conservazione delle fatture elettroniche relative al 2022. Ma come si possono conservare le fatture elettroniche in conformità con la legge? E quali sono le procedure operative per una conservazione delle fatture elettroniche che rispetti tutti i requisiti normativi?
La conservazione digitale dei documenti informatici è l’attività volta a proteggere e custodire nel tempo gli archivi di documenti e dati informatici, con lo scopo fondamentale di garantire nel tempo le loro caratteristiche di integrità, autenticità, leggibilità, affidabilità e reperibilità.
La conservazione delle fatture elettroniche in formato digitale non si limita alla mera archiviazione in formato XML su supporti digitali, ma implica un processo ben specifico e strutturato. Questo processo è finalizzato a garantire che il documento informatico preservi inalterato il suo valore giuridico e legale nel tempo.
In altre parole, il semplice salvataggio delle fatture elettroniche emesse o ricevute sul proprio computer o su una chiavetta USB non permette di assolvere agli obblighi previsti dalla normativa vigente in materia di conservazione. Il procedimento di conservazione a norma è definito nel dettaglio dal legislatore all’interno del Codice dell’Amministrazione Digitale.
L’articolo 3, comma 3 del D.M. 17 giugno 2014, invece, prevede l’obbligo della conservazione delle fatture elettroniche per la durata di 10 anni e stabilisce che il processo di conservazione elettronica deve essere eseguito entro il terzo mese successivo al termine di presentazione delle dichiarazioni dei redditi (art. 7, comma 4 ter D.L. 10 giugno 1994, n. 357 conv. con modificazioni dalla L. 4 agosto 1994, n. 489).
Pertanto, le fatture elettroniche riferite all’anno 2022 andranno poste in conservazione entro il termine ultimo del 29 febbraio 2024, dal momento che per il periodo d’imposta 2022 il termine per la presentazione della dichiarazione dei redditi è scaduto lo scorso 30 novembre 2023.
E in caso di periodo d’imposta non coincidente con l’anno solare? In questo caso, viene in aiuto la risoluzione dell’Agenzia delle Entrate n. 46/E del 10 aprile 2017 (produzione e conservazione dei documenti informatici rilevanti ai fini tributari) che chiarisce che in caso di periodo d’imposta non coincidente con l’anno solare, i documenti rilevanti ai fini IVA riferibili ad un anno solare andranno comunque conservati entro il terzo mese successivo al termine di presentazione della prima dichiarazione dei redditi utile.
La conservazione a norma delle fatture elettroniche può essere effettuata avvalendosi dei servizi che l’Agenzia delle Entrate mette gratuitamente a disposizione dei contribuenti nel portale “Fatture e Corrispettivi” oppure utilizzando i servizi a pagamento offerti da software house e provider accreditati come conservatori presso l’Agenzia per l’Italia Digitale, che offrono adeguate garanzie organizzative e tecnologiche.
Nel caso in cui si usufruisca di uno dei tanti servizi di compilazione e trasmissione delle fatture elettroniche che offre il mercato, con molta probabilità, la conservazione digitale dei documenti elettronici avviene già in automatico senza che l’utente debba intervenire in alcun modo.
Come precisato anche dalla stessa Agenzia delle Entrate con le FAQ pubblicate il 19 luglio 2019 è possibile effettuare la conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche con più soggetti contestualmente, come ad esempio utilizzando un fornitore di servizi privato ed il servizio messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate.
La conservazione delle fatture elettroniche, che a prima vista può sembrare un semplice obbligo normativo, in realtà può rappresentare una buona opportunità per una più ampia digitalizzazione dei processi aziendali.
Un sistema di archiviazione ben strutturato può infatti facilitare l’accesso ai dati, migliorare l’efficienza operativa e una migliore gestione documentale. La digitalizzazione dei documenti e dei processi aziendali conduce a una maggiore efficienza operativa. La riduzione del tempo speso nella ricerca e nel recupero dei documenti si traduce in un risparmio di risorse che può essere investito in attività a maggiore valore aggiunto. In questo senso, l’obbligo di conservazione si trasforma in un’opportunità per rivedere e ottimizzare i processi interni.
Antonino Salvaggio – Centro Studi CGN
