Tra le Regole tecniche emanate a gennaio 2019 dal CNDCEC in tema di adempimenti antiriciclaggio, spicca quella sulla “conservazione dei dati e delle informazioni”. Chiariamo quali sono le principali novità.
Trattasi della regola tecnica n. 3 che richiama gli artt. 31, 32 e 34 del D.Lgs.n. 231-2007 riguardanti gli obblighi e le modalità di conservazione dei dati e delle informazioni, acquisiti nell’ambito degli adempimenti in materia di antiriciclaggio e di finanziamento al terrorismo (FdT).
Il documento specifica che la conservazione dei documenti acquisiti in sede di adeguata verifica della clientela può avvenire sia in forma cartacea che informatica; entrambi i sistemi adottati potranno rinviare ad alcuni documenti, conservati nell’altra modalità ammessa.
Nel caso di prestazioni professionali, dal fascicolo si deve risalire almeno a:
- data del conferimento d’incarico;
- dati identificativi del cliente, del titolare effettivo e dell’esecutore;
- informazioni su scopo e natura della richiesta.
Nel caso di operazioni, dal fascicolo si deve risalire almeno a:
- data, importo e causale;
- mezzi di pagamento utilizzati.
Qualunque modalità di conservazione venga usata, occorre individuare in modo esplicito i soggetti legittimati ad alimentare il sistema di conservazione e coloro che possono accedere ai dati e alle informazioni conservati.
In ogni caso, si dovranno adottare gli accorgimenti per impedire la perdita / la distruzione dei documenti, mantenendo nel tempo le caratteristiche di integrità, leggibilità e reperibilità.
Per soddisfare il requisito della storicità, tutti i documenti cartacei dovranno essere datati e sottoscritti dal professionista o da un suo delegato.
Se il professionista decide di adottare la conservazione informatica dei dati e documenti, egli potrà fare riferimento sia ad un modello interno al proprio studio, sia a un modello esterno, affidandosi, anche in parte, a soggetti terzi pubblici o privati che offrano garanzie organizzative e tecnologiche.
Nel caso di conservazione informatica, l’accesso dovrà essere garantito indipendentemente dagli eventuali sviluppi del contesto tecnologico.
Nel caso di studi associati e società tra professionisti, si potrà regolamentare una funzione generale ed accentrata di conservazione a favore dei professionisti di studio.
Si ricorda che la Regola tecnica n.1 prevede che:
- uno studio con 2 o più professionisti, dovrà nominare il responsabile della funzione antiriciclaggio;
- uno studio con più di 30 professionisti e 30 collaboratori dovrà nominare anche un revisore antiriciclaggio per la verifica del presidio di controllo. La soglia numerica va individuata al 31 dicembre dell’anno precedente.
A supporto delle regole tecniche, il CNDCEC, nell’arco di sei mesi, emanerà linee guida operative per indirizzare gli iscritti agli adempimenti. Trascorso tale periodo, le regole tecniche saranno considerate vincolanti per gli iscritti.
Dott. Rag. Giuseppina Spanò – Palermo
